1 社員総会や理事会は開催しないといけないの？
社員総会の開催を省略することはできません。【NPO法第14条の2】
また、定款において「社員総会に付議すべき事項」を理事会議決として規定している法人は、社員総会の前に理事会の議決も必要です。
2 なるべく人を集めずに社員総会や理事会を開催するには？
法人の定款をご覧ください。
定款の社員総会と理事会の（表決権等）の条項において「書面による表決」・「電磁的方法による表決」・「表決の委任」を定めているのであれば、この方法で表決した方は、実際に出席しなくとも、会議の出席者に含めることができます。
上記内容は定款で定めていないと、会議自体が無効になることがありますので、必ず定款を確認してください。
また、社員が実際に集まらずとも、様々な新たなIT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが整備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。
この場合、議事録の「会議の場所」の記載については「使用したネットワーク名」などが想定されます。
議決内容が登記事項に係る場合（役員の変更等）は、事前に議事録の記載方法について、法務局（096-364-2145）にご相談ください。
3 「書面による表決」・「電磁的方法による表決」「表決の委任」の例は？ いずれの表決方法の場合も、議事録作成のために議長一人と定款で定める議事録署名人に必要な人数（一般的には2名）は、感染防止対策に配慮しながら実際に参集するようにしてください。
◎「書面による表決」は、会議資料に「書面表決票」など法人が作成した任意の様式で参加者が意思表明できる書面を同封し、各議題への賛否を記入していただいて返送してもらいます。
◎「電磁的方法による表決」は会議資料を送付した上で、「電子メール」など紙媒体で出力することが可能なものにより下記議題への賛否を表決してもらいます。そのため、SNSなどによる通信は使用できません。また、ファックスは「書面による表決」の扱いとなります。
◎「表決の委任」は、会議資料に「表決委任状」など法人が作成した任意の様式を同封し、会議に出席する他の者を代理として表決を委任することを記入していただいて返送してもらいます。今回の場合、議長に委任してもらうことが確実かと思います。 いずれの場合も、議事録の出席者数には、内訳で表決方法別の人数を記載し、全体の出席者数に含めてください。
（例）社員総数〇名
出席者数〇名（うち書面表決者〇名、表決委任者〇名）
4 「みなし総会」による決議の省略は？ 「理事又は社員が総会の目的である事項について提案した場合において、社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす」ことができます。
「みなし総会の議事録」の例は、熊本市のNPO法人認証等ホームページの熊本市からのお知らせの新型コロナウイルスの影響に伴うNPO法人の社員総会開催についてから「社員総会の決議の省略について」をご参照ください。
5 「それでも開催が困難なので、社員総会を延期したい」
熊本市市民活動支援センター・あいぽーとまでご相談ください。
※現在、新型コロナウイルス感染症対策の為、窓口での相談を停止しています。
電話、メール、FAXで相談を受け付けております。
メール、FAXの場合は、時間を要する場合がありますので予めご了承ください。
電話（096-366-0168）
メール aiport_kumamoto_city@joy.ocn.ne.jp
FAX（096-366-8830）
動画説明あり
