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あいぽーとからのお知らせ

【NPO法人の疑問を解決します】 総会開催について編 ・事業報告書等の提出について編

最終更新日 [2020年5月15日]  

●新型コロナウイルスの影響におけるNPO法人の総会開催について

 NPO法人は、特定非営利活動促進法(第14条の2)により、「少なくとも毎年一回、総会を開かなければならない」と定められています。

 多くの法人が3月決算を迎え、例年であれば総会の準備に取り掛かり4月から6月頃までに総会を開催されていますが、

 現在、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、社員総会や理事会の開催が困難になっていると、法人のみなさまからたくさんの質問や相談が寄せられています。

 あいぽーとは、これらのご質問に対し、下記のとおり総会の開催方法についてご案内いたしております。

 以下の書類を手元において、下記項目をご覧ください。

 

 (ご用意いただく書類)

法人の定款

 

また、熊本市のNPO法人認証等の「市からのお知らせ」や内閣府からの新型コロナウイルス感染症に関連した情報(内閣府)もご覧ください。

 

新型コロナウイルス感染拡大に係る総会の開催方法について Q&A質問一覧

 

1    社員総会や理事会は開催しないといけないの?

    社員総会の開催を省略することはできません。NPO法第14条の2

   また、定款において「社員総会に付議すべき事項」を理事会議決として規定している法人は、社員総会の前に理事会の議決も必要です。

   

2    なるべく人を集めずに社員総会や理事会を開催するには?

   法人の定款をご覧ください。

   定款の社員総会と理事会の(表決権等)の条項において「書面による表決」・「電磁的方法による表決」・「表決の委任」を定めているのであれば、この方法で表決した方は、実際に出席しなくとも、会議の出席者に含めることができます。

  上記内容は定款で定めていないと、会議自体が無効になることがありますので、必ず定款を確認してください。

  また、社員が実際に集まらずとも、様々な新たなIT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが整備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。

  この場合、議事録の「会議の場所」の記載については「使用したネットワーク名」などが想定されます。

 議決内容が登記事項に係る場合(役員の変更等)は、事前に議事録の記載方法について、法務局(096-364-2145)にご相談ください。


3 「書面による表決」・「電磁的方法による表決」「表決の委任」の例は?

   いずれの表決方法の場合も、議事録作成のために議長一人と定款で定める議事録署名人に必要な人数(一般的には2名)は、感染防止対策に配慮しながら実際に参集するようにしてください。

 

「書面による表決」は、会議資料に「書面表決票」など法人が作成した任意の様式で参加者が意思表明できる書面を同封し、各議題への賛否を記入していただいて返送してもらいます。

 

「電磁的方法による表決」は会議資料を送付した上で、「電子メール」など紙媒体で出力することが可能なものにより下記議題への賛否を表決してもらいます。そのため、SNSなどによる通信は使用できません。また、ファックスは「書面による表決」の扱いとなります。

 

「表決の委任」は、会議資料に「表決委任状」など法人が作成した任意の様式を同封し、会議に出席する他の者を代理として表決を委任することを記入していただいて返送してもらいます。今回の場合、議長に委任してもらうことが確実かと思います。

 いずれの場合も、議事録の出席者数には、内訳で表決方法別の人数を記載し、全体の出席者数に含めてください。

(例)社員総数〇名

         出席者数〇名(うち書面表決者〇名、表決委任者〇名)

 

「みなし総会」による決議の省略は?

 「理事又は社員が総会の目的である事項について提案した場合において、社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす」ことができます。

  「みなし総会の議事録」の例は、熊本市のNPO法人認証等ホームページの熊本市からのお知らせの新型コロナウイルスの影響に伴うNPO法人の社員総会開催についてから「社員総会の決議の省略について」をご参照ください。

 

5 「それでも開催が困難なので、社員総会を延期したい」

  熊本市市民活動支援センター・あいぽーとまでご相談ください。

    ※現在、新型コロナウイルス感染症対策の為、窓口での相談を停止しています。

    電話、メール、FAXで相談を受け付けております。

    メール、FAXの場合は、時間を要する場合がありますので予めご了承ください。

     

    電話(096-366-0168)

    メール aiport_kumamoto_city@joy.ocn.ne.jp

        FAX(096-366-8830)

 

動画説明あり

 

 

 

 

 ●事業報告書等の提出について

 

動画説明あり

 

NPO法人は毎年事業報告書等を提出しなければなりません。

提出するのは事業年度が終了し3か月以内にあいぽーと窓口に提出する必要があります。

(例)

事業年度:4月~ 3月  提出期限:6月末

事業年度:1月~12月  提出期限:3月末


新型コロナウイルス感染症感染拡大防止のため、事業報告書等の提出は、郵送でお願いいたします。

また、新型コロナウイルス感染症の影響による事業報告書等の提出の遅れが見込まれる法人については、事前にあいぽーとへご相談ください。

 

所轄庁への提出書類を知りたい。

提出する書類は以下のとおりです。

こちらで様式等はダウンロードできます。

http://www.kumamoto.city-npo.jp/kihon/pub/detail.aspx?c_id=4&id=11&pg=1

 

(1)事業報告書等提出書(様式第8号)(1部)※必ず法人印押印

(2)事業報告書(2部)

(3)活動計算書(2部)

(4)貸借対照表(2部)

(5)計算書類の注記(2部)

(6)財産目録(2部)

(7)前事業年度の年間役員名簿(2部)

(8)前事業年度末日における社員のうち10人以上の名簿(2部)

 

 

 

事業報告書等の提出を怠るとどうなるの?

提出期限までに前事業年度の事業報告書等を所轄庁に提出しない場合、当該NPO法人の役員は、20万円以下の過料処分に処せられる恐れがあります。(法80五)

なお、3年以上にわたって事業報告書等の提出を怠った場合、所轄庁は、当該NPO法人の認証を取り消すことがあります。(法43(1)

熊本市では、事業報告書等未提出の法人に対しては、督促書を送付し、それでも提出がない場合、法人の代表理事へ過料事件通知予告書を送付しています。その後、過料事件として、裁判所に通知します。

また、3年度以上事業報告書の提出のない法人については、聴聞会を開催し、その後、NPO法人の設立の認証を取り消すことがあります。(法43(1)

 

※事業報告書等を提出しない特定非営利活動法人に係る要綱等について

http://www.kumamoto.city-npo.jp/kiji/pub/detail.aspx?c_id=3&id=37&pg=2

 

 

  

NPO法人が休業状態のときは、事業報告書等は提出しなくていいの?

NPO法には「休業」「休止」といった制度はありません。したがって、NPO法人として存在している以上、事業を行っていなくても事業年度終了後の事業報告書等の提出は必須です。

また、年1回以上社員総会の開催、役員の任期満了後の役員改選等も行う必要があります。

なお、複数年にわたって休業状態で、事業再開の目処がつかない場合は、社員総会の開催時に、解散についてもご検討ください。(所轄庁(熊本市)から直接、今後の事業展開の状況等について、面談をさせて頂く場合があります。)

 

 

 

事業報告書等の所轄庁への提出以外に、NPO法人として公告などの必要な手続きは?

平成28年のNPO法の改正により、事業年度終了後に作成した「貸借対照表」を、法人自ら「公告」することが義務付けられています。この改正は平成30101日より施行されています。

 

公告の方法としては、

(1)官報に掲載する方法

(2)日刊新聞紙に掲載する方法

(3)電子公告(法人のHPや内閣府ポータルサイト等)に掲載する方法

(4)主たる事務所の公衆の見やすい場所に掲示する方法

があり、定款の公告〟の中で定めておく必要があります。

 

「貸借対照表」の公告の方法を定款で定めていない法人は、必然的に解散や合併時に行う公告と同じ方法で「貸借対照表」の公告を行うこととなり、「官報」や「日刊新聞」での公告には料金がかかります。また、公告を怠ると過料処分の対象になる恐れがありますのでご注意ください。

 

※特定非営利活動促進法の改正に伴う貸借対照表の公告義務化について

http://www.kumamoto.city-npo.jp/kiji/pub/detail.aspx?c_id=3&id=40&pg=1

 

※(平成30101日施行)貸借対照表の公告が必要となります。

http://www.kumamoto.city-npo.jp/kiji/pub/detail.aspx?c_id=3&id=32&pg=2

 

 

  

初めて事業報告書等を提出する(初年度分の事業報告書等を提出する)際に注意することは?

初めて事業報告書等を提出する(初年度分の事業報告書等を提出する)NPO法人は、以下の2点の両方に該当する場合は、『最新の役員名簿』(事業報告書等の提出日時点での役員名簿)を2部提出する必要があります。

(1)平成24年(2012年)41日以降にNPO法人が成立した。

(2)役員変更届出書を所轄庁に提出したことがない。

なお、『最新の役員名簿』と、事業報告書等の中にある「年間役員名簿」とは、別の書類ですのでご注意ください。「年間役員名簿」は全てのNPO法人で提出が必要です。

 

 

 

活動はしましたが事業費はかかっていません。事業報告書にはどう記載したらいいの?

事業費のかからない事業の実施も当然あり得ます。金額の有無にかかわらず、事業を実施したら、それを事業報告書に記載しましょう。事業費がかからなかった事業を行った場合は、事業報告書の事業欄の「事業費の支出額」欄に、「ゼロ」と記載することになります。

 

 

 

活動計算書の金額と事業報告書の「事業費」欄の金額は、どういう関係になるの?

活動計算書の「事業費計」の額と、事業報告書の「事業費の支出額」欄の合計額が一致することになります。事業報告書の「事業費」欄には管理費は含みません。

 

 

  

年度の途中で役員の交替があった場合、事業報告書等に付ける「年間役員名簿」には、どう記載すればいいの?

事業報告書等に添付する「前事業年度の年間役員名簿」は、その年度一年間の役員の動きをすべて記載します。

例えば、AさんとBさんが事業期間の途中で交代した場合、AさんもBさんも記載します。それぞれの「就任期間」を書く欄がありますから、そこで変更になったことがわかります。

 

 

 

「事業費」とは?「管理費」とは?

「事業費」とは、法人の事業の実施のために直接要する支出で、管理費以外のものを指します。例えば、各々の事業に従事させるために雇った者の賃金や、事業に使用する原材料などが考えられます。

「管理費」とは、法人の運営に係る基礎的な維持管理のための費用のことを指します。例えば、法人事務所の経費や総会の開催運営費、役員報酬及び費用弁済、事務所での事務処理のために雇った者の賃金などが考えられます。

 

 

 

事業費と管理費に共通する経費や複数の事業に共通する経費はどのように案分するの?

合理的に説明できる根拠に基づいて案分します。

・従事割合(科目例:給与手当、旅費交通費等)

・使用割合(科目例:通信運搬費、消耗品費、水道光熱費、地代家賃等)

・建物面積比(科目例:水道光熱費、地代家賃、減価償却費、保険料等)

職員数比(科目例:通信運搬費、消耗品費、水道光熱費、地代家賃等

 

 

 

法人税は「特定非営利活動に係る事業」が非課税で、「その他の事業」が課税だと考えていいの?

「特定非営利活動に係る事業」であっても、法人税の課税対象となることがあります。

「特定非営利活動に係る事業」「その他の事業」という区分は、NPO法に基づく区分であって、法人税法に基づく「収益事業」「非収益事業」という区分とは異なります。

したがって、NPO法上は「特定非営利活動に係る事業」であっても、法人税法上は「収益事業」として課税されることがあります。税務署に相談することをお勧めします。

 

 

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